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Executive Assistant (w/m/d)

Datum: 15.03.2019

Standort: Frankfurt am Main, HE, DE

Unternehmen: Deutsche Börse Group

Gruppenunternehmen: Deutsche Börse AG

Executive Assistant (w/m/d)

Vollzeit | Befristet

 

Arbeitsgebiet

In der Assistenzfunktion sind Sie für die Terminkoordination, die Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings sowie die qualifizierte Bearbeitung anstehender Sach- und Budgetthemen verantwortlich und sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf.

 

Tätigkeiten/Aufgaben

  • Bearbeitung aller anstehender organisatorischer und administrativer Bürotätigkeiten
  • Generelle administrative Unterstützung
  • Organisation, Vor- und Nachbereitung interner und externer Meetings
  • Terminkoordination und -planung
  • Organisation von Geschäftsreisen und Bearbeitung der Reisekosten
  • Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Erstellung von Präsentationsunterlagen sowie Entscheidungsvorlagen in englischer Sprache
  • Unterstützung des Teams in diversen Projektthemen

 

Qualifikation/Kenntnisse

  • Generelle administrative Unterstützung des Managing Directors
  • Bearbeitung aller anstehender organisatorischer und administrativer Bürotätigkeiten
  • Organisation, Vor- und Nachbereitung interner und externer Meetings
  • Terminkoordination und –planung
  • Organisation von Geschäftsreisen und Bearbeitung der Reisekosten
  • Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Erstellung von Präsentationsunterlagen sowie Entscheidungsvorlagen in deutscher und englischer Sprache in MS Office
  • Veranstaltungsmanagement: organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Workshops und/oder Bereichsfeiern mit bis zu 100 Teilnehmern
  • Adressverwaltung im Lotus Notes/Outlook und SAP CRM
  • Zeitwirtschaft
  • Einkauf (Büromaterial, Hardware, Dienstleistungen) sowie Verbuchung von Wareneingängen
  • Rechnungsprüfung und fachliche Freigabe
  • Verwaltung von externen Personalstämmen im SAP, Beantragung/Löschung von Zugriffsrechten
  • Urlaubs- und Krankheitsvertretung

 


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Gruppe Deutsche Börse, Human Resources
www.deutsche-boerse.com

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